¿Qué es la factura electrónica?

La facturación electrónica consiste en la transmisión de las facturas entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.

Es un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido. Tiene la misma validez legal que las facturas emitidas en papel y debe cumplir con los mismos requisitos, es decir, debe poseer un número, la fecha y los datos principales tanto del emisor como del receptor.

¿Es rentable?

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“Si en España sólo hubiera factura electrónica, nos ahorraríamos 15.000 millones de euros”. Este comentario lo hizo Juan Junquera, secretario de Estado de Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, durante la celebración del IV Foro TIC y Sostenibilidad.

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Las inversiones en tecnología no son sólo una buena herramienta de ahorrar costes, sino que también suponen mejoras en la organización, ayuda en la racionalización de los procesos, y además implican crear nuevas formas, más eficientes y baratas, de comunicarnos con los clientes internos y externos de nuestras empresas.

Ventajas de la factura electrónica:

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  • Incremento de la eficiencia hasta un 80%
  • Reducción de los costes de emisión de facturas (hasta en un 60%)
  • Incremento de la rapidez en el proceso de cobro (hasta un 40%)
  • Reducción de conflictos con el cliente (hasta en un 20%)
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Fuente: informe “e-invoicing and e-Archiving in the next stop” Pricewaterhouse Coopers.

Las Cooperativas deben prepararse, cada una a su ritmo, para modernizarse tecnológicamente, y adecuarse a metodologías de trabajo más eficientes y sostenibles, que ya están dando resultados en todos los sectores, incluidas las administraciones públicas.

La factura electrónica debe ser un primer paso en la estrategia de modernización de las Cooperativas, ya que con una inversión relativamente pequeña podemos obtener resultados visibles y cuantificables en el corto plazo. La Factura electrónica debe ponerse en marcha siguiendo un plan organizado.
De forma esquematizada, los pasos a seguir serían:

Facturas recibidas:

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  • Digitalización, utilizando un formato homologado y utilizado ampliamente, tales como PDF/A, PNG y JPEG.
  • Utilizar una resolución de escaneo de al menos 200 píxeles por pulgada y garantizar una imagen fiel e íntegra de la factura escaneada.
  • Introducir en el documento digitalizado una firma digital que impida la modificación anónima del documento posteriormente a su firma.
  • Firmar digitalmente el documento en la base de datos (ERP), de manera que se garantice su invariabilidad en el tiempo
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Facturas emitidas:

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  • Aunque el formato es libre es recomendable utilizar un formato de fichero estándar y de uso extendido, compatible con el software del receptor. (PDF, Doc , xls , Html , Xml , Edifact)
  • La factura electrónica debe enviarse por medios telemáticos, de ordenador a ordenador.
  • Se tiene que garantizar la autenticidad del origen de la factura electrónica y la integridad de su contenido, el medio más utilizado para dar estas garantías es la firma electrónica reconocida.
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